Encontros sem tédio
Reunião não precisa ser aborrecida. Novas técnicas ajudam a trazer dinamismo às trocas em equipe
PorKarina PadialRosi RicoJacqueline Hamine
05/09/2016
Você foi chamado para uma reunião. Viva! Sua primeira reação, claro, é de satisfação. Como é bom participar desses momentos, quando são tomadas decisões que fazem todo o sentido! Ninguém desvia o foco, todo mundo se concentra em discutir os temas da pauta. Você sai ainda mais empolgado, certo de que foi o tempo mais bem gasto da sua vida. Gratidão!
Pena que a realidade é exatamente o contrário disso. Em geral, há muitas queixas de que os encontros são longos, burocráticos, pouco participativos e sem objetivo. Como fazer diferente?
Acabar com as reuniões não resolve. Afinal, ter momentos de troca com a equipe é essencial. A saída passa por investir em formatos criativos, que mudem a cara dos encontros ao propor novos desafios aos participantes. Há opções de metodologias importadas do mundo corporativo e outras pensadas para a realidade escolar - apresentamos quatro delas nas próximas páginas. Em comum, elas permitem um maior engajamento, tornam possível considerar a contribuição de todos e garantem momentos - reais! - de fala e de escuta.
Para o gestor, a novidade pode ser um alívio. As novas metodologias dividem as responsabilidades sobre processos e decisões. "As reuniões deixam de estar centradas em uma única pessoa. Trazer a solução para os problemas da escola passa a ser um desafio para todos", diz Fábio Silveira, professor do Istituto Europeo di Design (IED) e consultor de design thinking para educadores.
Mas apenas um modelo inovador não resolve todas as questões. "Sem se preocupar com o antes e com o depois, a reunião não será boa. O planejamento e a efetividade dos desdobramentos são essenciais", diz George Stein, consultor da Reos Partners e facilitador de oficinas de cocriação. Isso inclui ter muito claro os objetivos da reunião, como coletar dados, gerar ideias, tomar decisões etc. Também é preciso definir quem deve participar, como será organizada e quanto tempo terá.
Uma iniciativa básica é, ao avisar as pessoas com antecedência, informá-las o que será discutido. Se o tema, por exemplo, for melhorar o recreio, os docentes e os inspetores podem observar mais atentamente o que funciona ou não. Além disso, cientes do que se espera, todos ajudam a não deixar que o encontro perca o rumo.
Cuide também para que as expectativas não sejam frustradas. Se a proposta é colaborativa, não adianta ouvir todo mundo mas, insatisfeito com o caminho escolhido pelo grupo, ignorar as decisões. "Falar que vai fazer uma coisa e não cumpri-la gera um sentimento negativo e de desconfiança para o futuro", diz Gissela Kassoy, especialista em metodologia do ensino da criatividade pela Universidade de Nova York.
O pós-reunião também é fundamental. Registre o que foi discutido e já encaminhe os próximos passos, garantindo que as ações implementadas com base nas discussões sejam comunicadas à equipe. Outro alívio: esqueça as atas. Uma foto de celular dos quadros, dos post-its ou flipcharts resolve. É uma maneira de dar credibilidade às reuniões e mostrar que é possível aliar criatividade de formato com resultados efetivos.
O que é
Método para conseguir ideias e soluções para planejamento, desenvolvimento de projetos ou resolução de problemas.
Tempo estimado
De 40 min a 1h para apresentação de ideias e 20 min para selecioná-las e debatê-las.
Como Fazer
- Selecione perguntas específicas. Convide pessoas de vários segmentos para ter diferentes perspectivas.
- Distribua os papéis adesivos e canetas. Lembre aos participantes de anotar só uma ideia por papel, em letras grandes e legíveis.
- Fale as regras: nada de censura e julgamento. Mesmo algo que não pareça realista pode estimular outra proposta.
- Dê tempo para que cada um dos presentes escreva suas ideias e cole-as em post-its na parede.
- Gaste alguns minutos para agrupar as sugestões similares.
- Coloque todos para votar nas ideias favoritas. Defina um limite de escolhas e sugira que façam as marcações nos próprios post-its.
- Separe as mais votadas. O grupo deve decidir quais serão desenvolvidas. Três é um bom número para começar.
Vantagem
Um processo livre de amarras estimula a criatividade. É mais fácil encontrar uma boa ideia quando se tem várias.
Ponto de atenção
Muitas ideias podem ser geradas. Querer discutir todas em profundidade é um equívoco.
Experiência real: ideias sem censura
"Matemática é um desafio para alunos e professores. Quisemos encarar essa questão de frente convidando os docentes para um brainstorming. Foram quatro encontros para tirar do papel um plano para tornar a disciplina mais atraente. Organizamos as ideias em três eixos: material didático, infraestrutura e formação continuada. Cada grupo trabalhou um aspecto: primeiro, pensando quais os desafios e, depois, sugerindo soluções. No fim, escolhemos as três ideias mais importantes, que passaram a integrar o projeto estratégico de Matemática. Já conseguimos tirar algumas do papel. Os docentes realizaram um curso na área e montamos uma cozinha experimental para trabalhar, por exemplo, quantidades e proporções."
ANA PAIVA, coordenadora da Fundação Torino, em Belo Horizonte
O que é
Método para analisar experiências concretas e refletir sobre a prática em sala, planejando as intervenções necessárias.
Tempo estimado
10 min de introdução, 20 min de vídeo ou áudio e 1h para discussão com base no referencial teórico.
Como fazer
- Planeje a aula a ser documentada junto com o docente que será filmado.
- Depois do registro pronto, selecione, com o docente, os trechos mais importantes para tratar na tematização.
- Na reunião com a equipe, esclareça o enfoque a ser analisado no registro para que o grupo não se desvie do tema.
- Selecione livros para discutir o aspecto didático em foco. Eles ajudam a compreender as intervenções mais adequadas.
- Planeje novas situações didáticas para avaliar se a tematização melhorou a prática.
Vantagem
Analisar a prática de aula à luz das teorias possibilita que os professores compreendam a relação entre ambas.
Ponto de atenção
Evite julgamentos. Precisa estar claro que os registros não servem para criticar um professor, mas para refletir sobre a prática.
Experiência real: realidade levada à mesa
"Percebemos que os alunos do 3º ano precisavam avançar em relação aos problemas do campo aditivo. Por isso, registramos algumas atividades em aula para uma análise conjunta. Ao se verem em ação, as professoras perceberam que estavam muito focadas no resultado final das contas e pouco no processo de resolução. Com perguntas do tipo ?Tem outro jeito de se chegar a esse resultado??, elas estimularam os alunos a se arriscar com outras estratégias."
VIVIANE REIS, coordenadora da EM São Luiz, em Aramari, no interior da Bahia.
O que é
Organização descontraída do ambiente para planejamentos ou resolução de problemas.
Tempo estimado
15 min para explicar a metodologia e o tema, 1 h para diálogos e 30 min para expor as sínteses.
Como fazer
- Organize o ambiente como um café, com várias mesinhas. Vale colocar um som ambiente e salgadinhos.
- Divida a equipe em grupos nas mesas. Escolha o tema a ser trabalhado, elabore perguntas e peça que comecem a debater.
- Explique que uma pessoa por mesa (o anfitrião) ficará nela para contar sobre as discussões já realizadas ? os demais mudam a cada rodada.
- Cada rodada dura em torno de 20 min. No fim, as pessoas trocam de mesa e o anfitrião conta ao novo grupo os insights da conversa.
- Encoraje os participantes a escrever, rabiscar e desenhar suas contribuições em fichas, no próprio papel que recobre a mesa ou em post-its.
- Encerradas as rodadas, os anfitriões apresentam a síntese das ideias de sua mesa. O segundo a falar complementa o que foi colocado pelo primeiro e assim por diante.
Vantagem
O rodízio entre as mesas permite que todos falem e se escutem.
Ponto de atenção
Priorize perguntas abertas para obter respostas narrativas em vez de apenas retornos do tipo ?sim? ou ?não?.
Experiência real: planejamento diferente
"Sempre que queremos colocar as pessoas para serem ouvidas e ouvir, recorremos ao world café. É assim quando realizamos o planejamento estratégico. Em 2015, reunimos 60 funcionários de vários segmentos. Depois de discutir as propostas em plenária, definimos oito temas, como sustentabilidade, tecnologia e formação e valorização da equipe. Por ser flexível, já usamos a metodologia em outras situações ? avaliação do semestre e resolução de problemas. Há alguns anos, reunimos a equipe para encontrar soluções para minimizar atrasos e faltas dos professores."
ADRIANA CURY, diretora-geral da Escola Santi, em São Paulo.
O que é
Atribuição de cores para compreender pontos fortes e fracos da escola.
Tempo estimado
30 min para explicar o processo, 2 h para discussões, 1h30 para sínteses e 1h para definir prioridades.
Como fazer
- Antes da reunião, defina quais dimensões (conjunto de indicadores) serão avaliadas.
- Forme um grupo para cada dimensão, com pelo menos um representante de cada segmento da escola.
- Peça que um representante de cada grupo elabore uma síntese para cada indicador.
- Reúna os participantes em uma plenária para a apresentação do resumo preparado por cada grupo.
- Explique o uso dos cartões: verde para a prática consolidada, amarelo se requer ajuste e vermelho se é insatisfatória.
- Abra a discussão para que, com os cartões, as pessoas confirmem se concordam com os resultados expostos.
- Use os resultados para definir os problemas prioritários na elaboração do plano de ação. Veja mais em Indicadores de Qualidade na Educação.
Vantagem
A atribuição de cores torna o processo fácil de compreender e visualizar.
Ponto de atenção
A diversidade é essencial. Todos os segmentos devem estar presentes.
Experiência real: avaliação institucional em cores
"Desde 2014 avaliamos as práticas de nossa escola com indicadores de qualidade num encontro anual. É uma reunião longa com todos os segmentos, mas que vale muito a pena. A atribuição de cores nos permite priorizar. Um dos itens que ajustamos foi a maneira como explicávamos o desenvolvimento dos pequenos às famílias para que o nosso projeto fosse melhor compreendido".
SHIRLEY DE OLIVEIRA, coordenadora do CEI Suzana Campos, em São Paulo.
