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De olho nos gastos

Administrar os recursos levando em conta as reais necessidades da escola diminui prejuízos e colabora com a melhoria da aprendizagem

POR:
Karina Padial

A observação atenta dos vários espaços de uma escola revela detalhes sobre inúmeros aspectos. Ao examinar a sala de aula, por exemplo, você tem condições de notar questões ligadas ao relacionamento entre os alunos e o professor, sentir se a organização está da maneira que foi planejada e se o ensino segue o fluxo previsto. Queremos assegurar, então, que mais um tópico entre na sua rotina de reflexões: o desperdício. Ainda pensando na classe, que recursos materiais, humanos e financeiros estão sendo mal utilizados ali dentro? Há carteiras quebradas, livros sem condições de uso, lâmpadas acesas desnecessariamente, docentes no lugar errado? O cuidado com cada um desses itens precisa estar previsto no dia a dia da gestão para que os ajustes não se transformem em uma bola de neve incontrolável. 

Nos últimos anos, a quantidade de recursos que chega às escolas públicas aumentou. As equipes que atuam nelas têm ganhado autonomia com a descentralização das decisões, que antes cabiam às secretarias de Educação. Pode-se até considerar que o montante ainda não é suficiente, mas o fato é que com a ampliação dos fundos cresce, também, a responsabilidade em administrá-los. E a destinação adequada costuma representar melhorias no ensino e na aprendizagem. 

Sem planejamento e sem acompanhamento, bens e valores podem ser desperdiçados. Portanto, é preciso definir as prioridades, sempre em conjunto com fóruns democráticos como o conselho escolar e a Associação de Pais e Mestres (APM). Andréa Alves Silveira Monteiro, professora de Ciências Contábeis da Faculdade Getulio Vargas (FGV) e diretora financeira do Instituto de Gestão Educacional Signorelli, ambos no Rio de Janeiro, ressalta que, sem a visão geral das necessidades, o diretor não consegue planejar as ações e só resolve os problemas emergenciais. Para tomar decisões mais assertivas, vale consultar as diversas áreas sobre as principais demandas - as merendeiras, por exemplo, sabem se é melhor comprar um novo freezer ou um novo fogão, da mesma maneira que o coordenador pedagógico dirá para quais faixas etárias precisa-se adquirir mais livros. 

Conhecer os recursos e os materiais que chegam à escola, os períodos em que eles são disponibilizados, os prazos para que sejam empregados e as restrições de uso também é fundamental. No caso do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), uma das principais fontes de financiamento da Educação, o montante recebido pode ser destinado, entre outras coisas, para a realização de pequenos reparos e a aquisição de bens permanentes, mas não pode ser utilizado para pagamentos de água e luz nem para remunerar funcionários. 

Prestar contas é outra atividade inerente ao processo de gestão financeira. Além de enviar a documentação exigida pelos programas governamentais para comprovar de que maneira as verbas foram aplicadas, os relatórios, resumidos, devem estar disponíveis para consulta da comunidade, assegurando, assim, a transparência do uso dos repasses recebidos. 

Economia e controle 

A aplicação adequada dos recursos ainda depende da adoção e do monitoramento de medidas econômicas. "O controle de gastos de energia elétrica, água e material de limpeza, higiene e escritório, assim como a conservação dos equipamentos e bens permanentes garantem a saúde financeira da instituição", afirma Olga Freitas, autora do curso Administração de Materiais, do Profuncionário, do Ministério da Educação (MEC). 

Por abranger tantas minúcias, a gestão financeira, administrativa e de pessoal é uma das principais atribuições da direção. "Ela não pode ser relegada a outros funcionários ou ficar à mercê de soluções externas como ainda é muito comum que aconteça", afirma Fernando Coelho, professor de Administração e Políticas Públicas da Universidade de São Paulo (USP). Vale, portanto, que o gestor invista na própria formação e de pessoas da equipe que tenham o perfil mais adequado para auxiliá-lo nessas tarefas. Órgãos de fiscalização e controle como o Tribunal de Contas da União (TCU) e a Controladoria-Geral da União (CGU) disponibilizam cartilhas, como (confira outras dicas aqui).

Além disso, há fatores ligados ao comportamento das pessoas que frequentam a instituição e ao clima vigente. Se os alunos depredam móveis ou os vizinhos picham muros, é necessário identificar as causas e resgatar a relação dessas pessoas com a escola. Estudantes, funcionários e professores precisam estar envolvidos constantemente na conservação do patrimônio. Cada grupo de jovens pode, por exemplo, identificar os alvos de destruição, propor soluções e monitorar se as propostas estão sendo eficientes.

Outra dica-chave é não deixar os problemas se acumularem, sob o risco de a situação se agravar e, portanto, exigir mais gastos. Assim que algo quebrar, é bom correr o mais rápido possível atrás de uma solução. Carmenlucia Santos, da Unicamp, sugere a criação de um cronograma de verificações periódicas dividido entre os membros da equipe gestora, sendo que cada pessoa fica responsável por vistoriar uma área. Dessa maneira, detecta-se com agilidade as intervenções necessárias, aumentando a vida útil do patrimônio e evitando a substituição de equipamentos que podem apenas passar por uma simples manutenção. Para que os reparos sejam feitos após a identificação dos problemas, é fundamental planejar e manter uma reserva financeira para utilizar em consertos de emergência.

Situação 5: Materiais guardados, sem uso

De acordo com a pesquisa TIC Educação 2013, realizada pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI), apesar de 99% das escolas públicas urbanas brasileiras possuírem computador, em 22% delas os equipamentos não estão disponíveis para atividades com os alunos. Parte desse problema decorre do fato de muitas instituições, ao receber as máquinas, não as colocar em uso por falta de orientação em relação à instalação ou por ausência de espaço. Agindo dessa maneira, a escola desperdiça verba e a oportunidade de colocar as turmas em contato com materiais que poderiam alavancar o aprendizado. 

O fenômeno dos itens que ficam inacessíveis aos estudantes levou Aparecida Paiva, pesquisadora do Centro de Alfabetização, Leitura e Escrita da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), a organizar o livro Literatura Fora da Caixa - O PNBE na Escola (213 págs., Ed. Unesp, tel. 11/3242-7171, 28 reais). PNBE é a sigla para o Programa Nacional Biblioteca da Escola, do MEC, cujo objetivo é promover o incentivo à leitura com o envio de um acervo literário a cada dois anos às instituições públicas. Segundo Aparecida, não raras vezes, as obras nem saem da caixa fazendo com que muitos professores desconheçam que elas chegaram. O mesmo acontece com os livros didáticos. Em alguns locais, crianças e jovens são obrigados a dividir um exemplar, sendo que há volumes que nunca foram abertos. Uma das razões para isso é o fato de a escola receber cada vez mais material, sem que os gestores tenham clareza sobre os programas. O problema é agravado pela falta de projetos institucionais de incentivo à leitura (conheça uma iniciativa nessa área)

O hábito de manter equipamentos fechados e sem uso tem origem na preocupação com a preservação dos bens. No entanto, o desgaste pelo uso faz parte e indica que esses objetos estão cumprindo sua função. Sendo assim, é preciso discutir e conscientizar os alunos sobre a importância da conservação dos recursos para que eles mesmos possam utilizá-los sempre. 

A mudança dessa realidade começa pela divulgação para a comunidade de tudo o que ela tem disponível. O processo inclui, ainda, a inserção dos materiais em sala de aula e a organização de ambientes que favoreçam o acesso de todos. No caso dos livros, a biblioteca tem de ser um espaço de leitura de fato e não apenas um lugar onde se guardam os exemplares ou que funcione como sala de reuniões e depósito. Também é fundamental que, ao chegar, as obras sejam catalogadas e apresentadas aos docentes e estudantes. Nos encontros de formação, o coordenador deve trabalhar os novos títulos e debater sugestões para que eles sejam inseridos nas aulas. Para assegurar que eles não se deteriorarem rapidamente, a simples medida de encapá-los já resolve.

Situação 6: Mau gerenciamento da equipe

Inspetores que ficam com muito tempo ocioso, porteiros que têm pouco contato com os responsáveis, coordenador pedagógico que subutiliza o horário de formação. A falta de organização da atuação da equipe causa desperdício de tempo, material e dinheiro, afinal, os funcionários são remunerados para exercer atividades que podem não estar realizando. 

Para reverter essa situação, o gestor deve estar atento para que os diversos profissionais tenham clareza sobre suas funções e certeza de que todos estão ali a favor da aprendizagem dos alunos. Dessa maneira, se sentirão parte de um projeto comum e entenderão seu papel no cumprimento das metas.

Um cronograma de ações a ser realizadas, diária ou semanalmente, que seja compartilhado com todos, ajuda nesse processo. É importante criar um espaço de diálogo permanente, em que professores e funcionários possam apresentar dúvidas e dificuldades em relação às tarefas. Atender, na medida do possível, às demandas deles ajuda a mantê-los mobilizados. Ao não conseguir cumprir suas obrigações, eles se sentem frustrados e isso gera mal-entendidos. 

Outro aspecto fundamental é oferecer qualificação aos profissionais. A escola precisa ser um espaço de desenvolvimento constante também para quem trabalha nela - e não só para os alunos -, sempre visando a melhoria do serviço. "Quando se ignora a importância desses momentos e os utiliza de maneira inadequada, perde-se a oportunidade de aprimorar o ensino", afirma Fernando, da USP. Ele destaca o problema com as horas-atividades, voltadas para os docentes, e já garantidas pela lei. "Há um gasto muito alto por parte das secretarias para assegurar as reuniões de formação em serviço. Mas muitas instituições as consideram como um tempo em que os educadores podem preparar enfeites de festas ou corrigir a lição de casa", completa. 

Para que esses momentos favoreçam a troca de experiências, o diretor deve, entre outras coisas, estabelecer um horário fixo para as reuniões, não usar o tempo para informes administrativos e questões burocráticas e verificar se o que é discutido durante os encontros está tendo impacto positivo nas práticas. Assim, o profissional é valorizado e o trabalho dele é aprimorado.


Ilustração: Bruno Algarve