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Por: denise mota

Secretaria para bem atender

Como porta de entrada, o local reflete a filosofia de trabalho da escola e deve ter equipamentos adequados e profissionais prestativos

 

A secretaria é onde pais e alunos têm uma primeira impressão do que existe na escola. "Ela demonstra os valores e o projeto político-pedagógico (PPP) que a família vai encontrar", explica Marília Novaes, formadora da Comunidade Educativa Cedac, em São Paulo. Por isso, mais importante do que a adequação espacial é a capacidade que o local tem de refletir em todos os seus aspectos a filosofia de trabalho da instituição. 

Para atingir esses objetivos, não basta apenas ter os equipamentos adequados. É fundamental que o profissional à frente do atendimento possa explicitar e ser o exemplo das diretrizes adotadas. "A maneira como os pais são acolhidos ou como são resolvidas as questões burocráticas, tudo isso faz com que possamos identificar, por meio da secretaria, se o aluno está, por exemplo, no centro do processo", alerta Marília. 

Essas preocupações estão presentes na EMEF Joaquim Mendonça, em Orindiúva, a 467 quilômetros de São Paulo, onde a secretaria fica em uma sala que dá passagem a outras dependências. Em um corredor tem um mural com informações à comunidade. Também há revistas, jornais e jogos para quem aguarda atendimento. 

"Pensamos esse espaço de uma maneira que ele seja convidativo e aconchegante, tanto para os responsáveis como para os estudantes. Assim, nesse lugar amplo abrem-se as portas das salas da direção, da coordenação e onde os professores fazem seus horários de trabalho pedagógico coletivo (HTPC), o que, no nosso entender, facilita o acesso da comunidade a esses profissionais. Por exemplo, é comum as crianças e os jovens, ao se desentender, bater à porta da coordenação ou da direção e solicitar mediação para o conflito", conta Rita Rocha, diretora. "Outra preocupação é com o atendimento a quem precise de nosso serviço. Desse modo, contamos com duas atendentes muito prestativas, que procuram, por exemplo, resolver os problemas que chegam sem precisar acionar outras instâncias e fazer o acolhimento das crianças que chegam adiantadas ou precisam ficar até mais tarde. Também tentamos não deixar que nosso telefone toque por muito tempo e fazemos questão de nos identificar e procurar rapidamente a pessoa ou a informação que se busca."

Local de convergência

Algumas questões do mobiliário também são indispensáveis. A mesa de trabalho do funcionário que fica na secretaria deve estar sempre organizada, e é fundamental que haja murais atraentes, atualizados e com linguagem clara, que informem as famílias sobre as atividades em processo. "Não dá para ter avisos amarelados ou referências a feriados que já passaram", ressalta Marília. "Se pensarmos na gestão de recursos materiais e humanos, esse é um espaço onde os dois elementos são extremamente importantes, talvez mais do que em qualquer outro local." 

Essa confluência é exemplificada pela EMEF Roberto Jorge, em São José do Rio Preto, a 454 quilômetros de São Paulo. Lá, a secretaria - que tem um hall de entrada - está passando por adequações. "A ideia é oferecer informações para a comunidade, além de contar um pouco da história da escola em um pequeno memorial com fotos, troféus e outros itens conseguidos ao longo do nosso trabalho, tanto dos alunos quanto da equipe", afirma a diretora Deise Cardoso Maciel. Também será organizado um canto para leitura. "Por fim, estamos colocando uma frase escolhida pela equipe que demonstre o nosso desejo." Ela diz: "Nenhum de nós é tão bom quanto todos nós juntos".

MESA Deve estar sempre organizada. 
TELEFONE Item indispensável para o atendimento do público externo.
COMPUTADOR É essencial ter conexão com a internet, para consulta e transmissão de informações. Importante também manter backups de todos os arquivos. 
BALCÃO Utilizado para atendimento do público, deve estar limpo e livre para que quem esteja sendo recebido possa dispor os materiais. Pode ser substituído por guichê ou mesa. 
MINIBIBLIOTECA Incluir revista e livros para quem está à espera de atendimento. Assim, demonstra-se que a leitura é um dos valores da escola. 
MURAIS Têm de estar atualizados, com a produção dos alunos e comunidados aos responsáveis e funcionários, além de avisos para a comunidade.
IMPRESSORA Para garantir o bom funcionamento, o equipamento precisa passar por manutenção regularmente. 

 

ARQUIVO A organização necessita permitir a localização fácil dos documentos armazenados, tanto os de uso corrente quanto os demais. Precisa ser um local seguro e arejado. 

Ilustração: Bruno Algarve