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Saiba quais documentos devem ir para o lixo e quais precisam ser arquivados

Antes de se desfazer da papelada que não tem mais uso, confira o que precisa guardar e o que pode eliminar

POR:
Karina Padial

São centenas, milhares de folhas que se avolumam todos os anos na escola em pilhas, gavetas e prateleiras. Fichas de matrícula, atas de reuniões, circulares e folhas de ponto, entre outros. O que fazer com essa quantidade enorme de papéis depois que eles já não têm mais utilidade imediata? Jogar no lixo? Guardar? Por quanto tempo?

A resposta para essas questões depende do documento em questão, pois cada um deles tem uma função e um objetivo. Alguns servem como comprovante de um procedimento, outros comunicam informações pontuais e logo perdem a validade. Muitos, apesar de inúteis no momento, têm valor histórico e ao longo do tempo podem servir de consulta para a elaboração ou a atualização de outros registros.

É com base nessas características que o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), do Arquivo Nacional da Presidência da República, define o que deve ser preservado e por quanto tempo (leia o quadro no final desta reportagem). "Mesmo após um período sem utilização, alguns papéis precisam aguardar a prescrição da validade jurídica", explica Eva Cristina Leite da Silva, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Só depois serão encaminhados para o lixo ou a guarda definitiva. Caso fiquem inutilizados ou se deteriorem antes do tempo previsto, a escola pode ser processada por crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código Penal.

Portanto, é preciso pensar na conservação. Na EE Municipalizada Dom Bosco, em Rio das Ostras, a 175 quilômetros do Rio de Janeiro, depois de os funcionários participarem de uma capacitação sobre o tema oferecida pela rede municipal, a equipe gestora disponibilizou dois locais para esse fim: um armário, localizado dentro da secretaria para o material de uso corrente, e uma sala anexa, onde fica o arquivo morto catalogado. "Todo início de ano, nosso secretário, um técnico da rede e eu analisamos tudo o que produzimos nos dois últimos semestres, classificamos, separamos e guardamos adequadamente. Esse procedimento facilita na hora da consulta, faz com que nenhum processo fique paralisado ou seja prejudicado por falta de ordem e evita a bagunça", afirma a diretora, Maria de Fátima Antunes. 

E quando os papéis já tomaram conta de cada centímetro da sala? Digitalizá-los é uma opção? Para Yara Gabriel, historiadora que foi responsável pela organização do acervo da EE Caetano de Campos, em São Paulo, inaugurada em 1894, essa é uma medida que exige atenção redobrada. "O suporte eletrônico não garante a preservação do material, principalmente porque os equipamentos e softwares se tornam obsoletos em pouco tempo. Quem passou tudo para disquete na década de 1990 hoje tem dificuldade para acessar esses documentos", diz. Silvana Bojanoski, professora do curso de Conservação e Restauro da Universidade Federal de Pelotas (Ufpel) e ex-coordenadora de 

preservação do Arquivo Público do Paraná, afirma que recorrer à digitalização é uma possibilidade somente quando se garante que vai haver backup de todas as informações, protegendo-as contra a quebra dos computadores, e atualização permanente na forma de armazenamento conforme a tecnologia for mudando. 

Uma alternativa sugerida pelas consultoras é procurar o Arquivo Público local. Alguns deles dedicam uma área exclusiva para preservar documentos de instituições escolares. Para usar esse serviço, é preciso entrar em contato diretamente com o órgão e solicitar a transferência e a guarda da papelada.

Para arquivar

Atas de conselhos e reuniões 5 anos

Autorização de funcionamento da escola 5 anos

Cancelamento de matrícula 25 anos

Histórico escolar 5 anos

Inventário de bens Quando for atualizado

Mandados judiciais 5 anos

Planejamento pedagógico 1 ano

Planos de ensino Após serem cumpridos

Projeto político-pedagógico (PPP) Quando for substituído ou alterado

Registros de repreensões, advertências etc. 15 anos

Transferência de alunos 5 anos (2 anos se o pedido não foi aceito)

Para eliminar

Avisos e comunicados 1 ano

Calendário escolar Assim que o ano letivo acabar

Contas de consumo (gás, luz, telefone, água etc.) 5 anos

Diário de classe 20 anos

Folhas de ponto dos funcionários 52 anos

Grade de aulas 2 anos

Matrículas 5 anos

Notas fiscais de produtos e serviços 5 anos

Concessão de licença a professores 52 anos


 


Ilustração: Bruno Algarve